TACTOFIX
Datenschutzhinweise
Information nach Art. 13 DSGVO über die Verarbeitung personenbezogener Daten in der internen Zeiterfassungs-App TACTOFIX.
Verantwortliche
Gemeinsam Verantwortliche für die Verarbeitung sind die Arbeitgeber der Beschäftigten: Salamon Limberg eGbR (GsR 1041, Amtsgericht Düsseldorf) und NVG Neue Vestische Grundbesitz GmbH (HRB 104274, Amtsgericht Düsseldorf), beide Peter-Janssen-Straße 17a, 40237 Düsseldorf. Das Wesentliche der Vereinbarung nach Art. 26 DSGVO stellen wir auf Anfrage zur Verfügung. Datenschutzkontakt für beide Gesellschaften: Sebastian Limberg, sl@immo-post.com, Telefon 0157 736211992.
Zwecke und Rechtsgrundlagen
- Erfassung und Verwaltung von Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Tätigkeiten zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses (§ 26 Abs. 1 BDSG, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
- Erfüllung gesetzlicher Aufzeichnungs- und Nachweispflichten, insbesondere der Arbeitszeitdokumentation (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit dem Arbeitszeitgesetz).
- Betriebssicherheit, Fehleranalyse und Nachvollziehbarkeit administrativer Änderungen über Audit-Protokolle (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — berechtigtes Interesse an einem sicheren, prüffähigen Betrieb).
Datenkategorien
| Bereich | Inhalt |
|---|---|
| Stammdaten | Name, betriebliche E-Mail, Team, Rolle und Aktiv-Status. |
| Arbeitszeit | Zeitbuchungen, Pausen, Offline-Markierungen, Korrekturantraege und Korrekturbuchungen. |
| Tätigkeiten | Tätigkeitseinträge mit Objekt- und Adresszuordnung, Tätigkeitsart, Dauer, Notizen und Betriebskosten-Einstufung samt zugehörigen Korrekturanträgen. |
| Abwesenheit | Urlaub, Krankheit, Training und unbezahlte Abwesenheit ohne Diagnosefelder. |
| Reports | Private Wochenreports, Objektberichte (Auswertungen je Objekt, optional mit Mitarbeiternamen) und kurzlebige Zugriffslinks mit Zugriffsaudit. |
| Betrieb | Health-Status, technische Fehler und Audit-Ereignisse ohne Inhaltslogging. |
Auftragsverarbeiter
Für den Betrieb der App werden folgende Dienstleister auf Grundlage von Auftragsverarbeitungsverträgen (Art. 28 DSGVO) eingesetzt. Daneben werden Arbeitszeit- und Abwesenheitsdaten, soweit für die Lohn- und Gehaltsabrechnung erforderlich, an den mit der Lohnabrechnung beauftragten Steuerberater übermittelt sowie im Rahmen gesetzlicher Pflichten an Sozialversicherungsträger und zuständige Behörden. Eine darüber hinausgehende Weitergabe an Dritte findet nicht statt.
| Dienstleister | Aufgabe und Datenstandort |
|---|---|
| Supabase | Datenbank, Anmeldung und Datei-Speicher. Die Daten liegen in der Region eu-central-1 (Frankfurt am Main, AWS). |
| Vercel | Hosting und Auslieferung der App aus der Region Frankfurt am Main (fra1). Anbieter: Vercel Inc. (USA); Übermittlungen sind über EU-Standardvertragsklauseln abgesichert. |
| Resend | Versand der Anmelde- und Passwort-E-Mails; die Absender-Domain ist in der EU-Region (Irland) eingerichtet. Anbieter: Resend Inc. (USA); Übermittlungen sind über EU-Standardvertragsklauseln abgesichert. |
Schutzmassnahmen
- Rollenbasierter Zugriff trennt Mitarbeitende, Teamleitung, HR und Admins.
- Reports liegen in privaten Storage-Pfaden und werden nur ueber kurzlebige Links geoeffnet.
- Krankheit wird nur als Status verarbeitet; Diagnosefelder sind nicht Bestandteil der App.
- Die App enthaelt keine GPS-Ortung, Biometrie, Screenshots oder permanente Aktivitaetsueberwachung.
- Administrative Aenderungen an Rollen, Teams, Arbeitszeitmodellen und Feiertagen werden auditiert.
Aufbewahrung und Löschung
- Arbeitszeitaufzeichnungen (Zeitbuchungen, Korrekturen) werden mindestens zwei Jahre aufbewahrt (§ 16 Abs. 2 ArbZG); bestehen steuer- oder sozialversicherungsrechtliche Pflichten, gelten die dort vorgesehenen längeren Fristen.
- Abwesenheitsdaten werden für die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses und anschließend bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert.
- Audit- und Zugriffsprotokolle werden so lange aufbewahrt wie die Vorgänge, die sie belegen.
- Noch nicht eingereichte Tätigkeits-Entwürfe können Mitarbeitende selbst verwerfen. Eingereichte und abgeschlossene Aufzeichnungen können nicht aus der App gelöscht werden; die fristgebundene Löschung erfolgt über einen dokumentierten administrativen Prozess.
Pflicht zur Bereitstellung
Die Erfassung der Arbeitszeiten ist gesetzlich vorgeschrieben (Arbeitszeitgesetz; für geringfügig Beschäftigte zusätzlich § 17 Abs. 1 MiLoG) und Bestandteil der arbeitsvertraglichen Pflichten. Ohne diese Daten können Arbeitszeit, Vergütung und gesetzliche Nachweise nicht ordnungsgemäß abgewickelt werden.
Rechte der Beschäftigten
Beschäftigte haben gegenüber dem Verantwortlichen jederzeit das Recht auf:
- Auskunft über die gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
- Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
- Löschung, soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht (Art. 17 DSGVO)
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
- Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO)
Anfragen genügen formlos an sl@immo-post.com. Daneben besteht ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf, www.ldi.nrw.de.